maccoa

Die Gründer: Katja und Ralf Behnstedt

Agentur- & Projektmanagement Cloud Software für KMU

Die macooa GmbH aus Alzenau wurde 2015 von Katja & Ralf Behnstedt gegründet und hat speziell für die Bedürfnisse von Kleinen und Mittleren Unternehmen (KMU) eine cloudbasierte Software Komplettlösung entwickelt, mit der sie das klassische und agile Projektmanagement online planen, erfassen und bewerten können.
Mit macooa erhalten KMU ein wichtiges Werkzeug in die Hand, damit sie immer und überall den Ein- und Überblick ihrer gesamten Geschäftsprozesse beibehalten.

KMU scheitern oft nicht aus mangelnder Fachkompetenz, sondern aufgrund mangelnder Projektplanungs- und Budgettransparenz, weil die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen fehlen! Unternehmerische Entscheidungen können daher nicht auf Basis von Fakten gefällt werden. Besonders bei kritischen Projekten kann ein schnelles und flexibles Handeln erfolgsentscheidend sein. Gerade KMU verfügen oft nicht über einen ausreichenden finanziellen Puffer, um sich das Scheitern von Projekten allzu oft leisten zu können.
Klassisch werden in KMU Projektpläne erstellt. Arbeitszeiten werden auf separaten Listen oder Systemen erfasst, Kundendaten – bzw. Anforderungen wiederum in separaten Lösungen oder Dokumenten abgelegt. Zwischen diesen teils unterschiedlichen Medien gibt es wenige Schnittstellen. Zuordnungen von Ressourcen, Auswertungen sowie Projektplanung – und Controlling werden dadurch immens erschwert. Der mobile Zugriff über Apps ist auch kaum vorhanden, sodass man beim Kunden/Projekt vor Ort nicht auf entsprechende Daten zugreifen kann.

Bei der macooa Agentur- & Projektmanagement cloud Software spielen vor allem die Verknüpfungen zwischen den verschiedenen Geschäftsprozesskomponenten und -funktionen eine wichtige Rolle. Sie lassen damit einen ganzheitlichen und digital verknüpften Ansatz zur Steuerung und Controlling von Projekten oder Teilbereichen eines Unternehmens zu. Damit führt das digitalisierte Projektmanagement relevante Informationen zusammen, die für die Umsetzung, Steuerung und Controlling von Projekten notwendig sind.

Als Zielgruppe hat macooa KMU, die projektorientiert arbeiten. Dazu zählen, z.B. Architektur-, Design- und Ingenieurbüros, Event- und Werbeagenturen, Unternehmensberatungen, Handwerksbetriebe etc.

Als Katja Behnstedt (Architektin / Dipl.-Ing.) als Projektmanagerin in Architekturbüros arbeitete, stellte sie immer wieder fest, dass die Symbiose von Digitalisierung und Projektmanagement nicht existierte. So wurde 2013 die Idee für macooa geboren. Nach einer Marktstudie, stellten Katja und Ralf Behnstedt relativ schnell fest, dass es zwar schon digitale Projektmanagement Lösungen (Lokale Installationen) gab, diese aber mit Budgetanforderungen verbunden waren, die den finanziellen Rahmen eines KMU sprengten. Unternehmen, die 2 bis 25 Mitarbeiter beschäftigten seien finanziell nicht in der Lage 25.000 EUR pro Jahr für eine Software auszugeben. Auf Basis dieser Erkenntnis, entwickelten die Gründer eine datenschutzkonforme cloudbasierte Software. Die macooa Agentur- & Projektmanagement Software. Erstmal als digitalen Prototypen und dann als vollendetes Produkt.

Herausforderungen gab es gerade am Anfang viele, wie z.B. die Wahl der Rechtsform und der Ausarbeitung des Businessplans. Von Anfang an galt als Prämisse, dass kein Fremdkapital für das Untenehmen aufgenommen werden sollte, um möglichst viel Kontrolle in eigener Hand zu behalten. Wichtig war auch die Zielgruppe genau zu kennen, damit neben dem Produkt auch Werte und Normen genau passend abgestimmt werden können. Während vor der Pandemie cloudbasierte Softwarelösungen bei den KMU nicht unbedingt die erste Wahl waren, hat sich dieses Blatt völlig gedreht – cloudbasierte Softwarelösungen für digitalisertes Projektmanagement erfreuen sich nun großer Beliebtheit.

Die Digitalisierung ist in Deutschland angekommen und Homeoffice ist nun, seit Beginn der Covid-19-Pandemie, auch in Deutschland gängige Praxis. Viele KMU setzen bereits auf cloud Insellösungen, wie z.B. Arbeitszeiterfassung oder betriebswirtschaftliche Kalkulationen, um die internen Arbeitsprozesse digital abzubilden. Der Trend geht immer mehr zur integrierten cloud Komplettlösungen.

Im klassischen Projektmanagement wird traditionell die Umsetzung von Projekten unter Rahmenbedingungen wie Budget, Zeit, Qualität und Anforderungen verstanden. Diese Parameter haben zwar weiterhin ihre Gültigkeit, erfahren aber mit den modernen Projektmanagement Methoden, wie Kanban und SCRUM eine andere Bedeutung bzw. werden dadurch erweitert. Darüber hinaus kommen neue Themen hinzu. Im digitalisierten Projektmanagement spielen vor allem die Verknüpfungen zwischen den verschiedenen Geschäftsprozesskomponenten und -funktionen eine wichtige Rolle. Sie lassen damit einen ganzheitlichen und digital verknüpften Ansatz zur Steuerung und Controlling von Projekten oder Teilbereichen eines Unternehmens zu.
Das digitalisierte Projektmanagement führt relevante Informationen, die für die Umsetzung, Steuerung und Controlling des Projektes notwendig sind, zusammen. Damit erhalten alle Mitarbeiter und Entscheider die Möglichkeit den Gesamtkontext zu betrachten. Entscheidungen werden auf einer breit angelegten Datenbasis herbeigeführt. Dies kann im digitalisierten Projektmanagement sogar vor Ort beim Kunden erfolgen, denn mit der macooa App sind die relevanten Informationen überall abrufbar. Dazu zählt nicht nur der Projektplan mit Meilensteinen. Auch Arbeitszeiten, Aufgaben der Teammitglieder (Kanban Board), Auslastungen, Budget, Kontakthistorie mit dem Kunden zum Projekt, Ressourcen Engpässe, CRM, Vertriebspipline u.v.m. Im digitalisierten Projektmanagement werden all diese Informationen zusammengeführt.

Abschließend geben die Gründer von macooa, Katja und Ralf Behnstedt folgende Tipps für junge Gründer:
Es braucht eine starke Vision, Werte, Selbstvertrauen, viel Mut, Diziplin,Tatendrang und vorallem Geduld. Bleiben Sie neugierg, Lesen Sie viel, suchen Sie sich einen Mentor und entwickeln Sie auf Ihrem Weg weiterhin viele Ideen. Wichtig ist, die Bereitschaft seine Vision immer wieder zu erzählen und es auszuhalten, das andere sie belächeln. Doch sind es genau diese Gespräche, die einem auf seinem Weg helfen, immer besser zu werden, wenn man bereit ist sich weiterzuentwickeln und dran zu bleiben. Unser Motto ist: Gib niemals auf!

Wenn ihr noch mehr über die macooa Agentur- & Projektmanagement Software erfahren wollt, dann schaut auf ihrer Website vorbei.